¿Estáis preparados en tu empresa para fichar correctamente?

Desde el 12 de mayo es obligatorio para todas las empresas registrar la jornada de trabajo de todas las personas empleadas. Se trata de una medida que busca luchar contra la precariedad laboral, pero que ha sido acogida con preocupación por empresas y personas trabajadoras.

Hasta ahora sólo existía obligación de registrar la jornada en el caso de contrato parcial, pero desde este 12 de mayo la situación ha cambiado profundamente.

Las dudas son muchas. ¿Cómo hay que realizar el registro de horas? ¿Cómo deben fichar los empleados? ¿Hay que fichar cada vez que se sale, por ejemplo, a una reunión con un proveedor o a fumar un cigarrillo? Vamos a tratar de resolver algunas, aunque recuerda que si necesitas ampliar información en Vadillo Asesores dispones de un departamento de asesoría laboral y abogados especializados para poder ayudarte.

Todas las empresas y todos los trabajadores deben registrar su jornada laboral.

En el caso de las empresas, da igual que sea una gran empresa, que un autónomo con una o dos personas a su cargo. Todas las empresas tienen que registrar la jornada laboral, independientemente del tamaño de la organización o del sector.

En cuanto a las personas que forman parte de la plantilla, la obligación de fichar entradas y salidas también es para todas, tengan contrato a tiempo completo o a tiempo parcial, o incluso aunque estén desplazados en el extranjero.

La única excepción se da en el caso de contratos de Alta Dirección, que no están regidos por el Estatuto de los Trabajadores. Las relaciones laborales de alta dirección se regulan por el real Decreto 1382/1985, de 1 de agosto. En principio, quienes estén sujetos a un contrato de Alta Dirección no están obligados a registrar su jornada.

Los trabajadores autónomos tampoco tienen que registrar su jornada, pero si tienen personas empleadas sí tendrán la obligación de registrar y archivar la jornada laboral de esas personas contratadas.

El registro de la jornada laboral debe quedar documentado, pero la empresa elige cómo

Aunque la nueva normativa no especifica ninguna forma concreta para que los trabajadores fichen, sí deja claro es que el sistema elegido debe reflejar la hora de entrada y de salida de cada empleado.

En ese sentido, la empresa es libre de elegir el sistema para fichar que quiera. Desde una plantilla impresa que debe ser rellenada a mano cada día a métodos más sofisticados, como tarjetas de banda magnética, verificación por el ordenador etc.

Lo que la norma sí pide es que:

• El sistema garantice fiabilidad e invariabilidad de los datos
• El sistema de fichar no implique intromisiones en la intimidad y vida personal de las personas trabajadoras
• El sistema respete el derecho a la desconexión digital (art. 20 bis ET de la nueva LOPDGDD)
• El sistema de fichar deben ser compatibles con los diferentes supuestos de flexibilidad horaria (jornada flexible, teletrabajo etc.)
• ¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?

Además, la empresa está obligada a conservar los registros del horario laboral durante al menos 4 años. En ese tiempo, los representantes de los trabajadores, los delegados de personal e Inspección de Trabajo podrán solicitar su consulta.

Qué información debe reflejar el registro de la jornada obligatoriamente

La normativa indica que debe quedar constancia de la hora de entrada y salida.

Pero detrás de algo tan simple hay casos muy variados.

Laura acude a su centro de trabajo en las afueras de la ciudad todos los días con media hora de antelación por la mañana, ya que así evita los atascos que se forman en la zona. Cuando llega se toma un café y desayuna tranquilamente, antes de iniciar su jornada. En este caso, Laura debería fichar a su hora, después de haber desayunado.

Según el horario de la empresa, Íñigo dispone de un tiempo para almorzar de 60 minutos. Íñigo suele comer en la oficina, es decir, no sale de la empresa para comer. Sin embargo, tendrá que fichar a qué hora deja de trabajar para almorzar, ya que de lo contrario habría un exceso de horas trabajadas.

Un tema que preocupa mucho es si deben registrarse las pausas a lo largo de la jornada de trabajo. Por ejemplo, pausas para ir al baño, para atender una llamada en el teléfono personal, para tomar un café… En general, este tipo de pausas breves se consideran tiempo de trabajo y no sería necesario “fichar” en el registro horario. Pero no es menos cierto que esto dependerá mucho de los acuerdos empresa-trabajadores, convenios etc.

Otro tema controvertido son los viajes de trabajo. Si una persona trabajadora sale de su casa a las 7 de la mañana, toma un vuelo, realiza aquello que haya ido a realizar en destino y regresa a su domicilio a las 8 de la tarde… nos encontramos con una jornada laboral de cerca de 12 horas de duración y así quedaría registrada. Hasta ahora esos tiempos de viajes quizás no se han estado entendiendo como horas extras por parte de las empresas y la nueva normativa tampoco termina de aclararlas al detalle.

Algo similar ocurre con los desplazamientos de los comerciales para ver a clientes, por ejemplo.

Y es que este decreto regula el registro horario obligatorio… pero no explica qué se considera tiempo de trabajo efectivo.

La norma no especifica qué información debe presentar la empresa ante una Inspección de Trabajo si esta sucede.

En realidad, al menos debemos tener previstas dos cosas

• Disponer de informes de registro donde consta la hora de entrada y de salida y si se han realizado horas complementarios o extraordinarias.
• Si ha habido horas extraordinarias, debemos poder demostrar que se han pagado o compensado.

¿Qué pasa si la empresa no gestiona el registro de la jornada correctamente?

Este incumplimiento se considera una infracción grave, con multas de entre 626 y 6.250€.

La multa es una única, independientemente del número de trabajadores afectados.

Sin embargo, la Inspección de Trabajo puede detectar otras infracciones a raíz de la solicitud del registro horario. Por ejemplo, puede detectar horas extraordinarias que no han sido remuneradas ni cotizadas.  O personas con contrato a tiempo parcial que registran jornadas a tiempo completo…

En la actualidad, más del 40% de las denuncias que llegan a la Inspección de Trabajo tienen relación con el exceso de horas en la jornada de trabajo. Así que es importante para todas las empresas prepararse para esta normativa, que afecta, como todas, al cumplimiento normativo 360º.

El Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ha publicado una guía sobre el registro de jornada que compartimos aquí:

Fuente