Desde que una empresa recibe un currículum o publica una oferta, ya está tratando datos personales, por lo que el RGPD se aplica desde el inicio. En esta fase, no es necesario pedir el consentimiento, ya que el tratamiento se basa en medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD), es decir, en valorar una posible contratación.
Aun así, la empresa debe informar a la persona candidata sobre el tratamiento de sus datos y poder demostrar que lo ha hecho. Además, es responsable de custodiar los currículums y la información recibida. Su pérdida puede suponer una infracción.
Qué datos pueden solicitarse (y cuáles no)
En un proceso de selección no vale todo. Los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario.
Un ejemplo claro es el de los antecedentes penales. Con carácter general, no se pueden exigir, salvo que exista una norma que lo permita en casos concretos. Solicitar este tipo de información sin habilitación legal vulnera la normativa de protección de datos.
Además, no solo son datos personales los que facilita la persona candidata. También lo son las valoraciones internas que realiza la empresa durante el proceso (impresiones, puntuaciones, etc.), por lo que deben tratarse con transparencia y respetando los derechos de la persona.
Comprobación de información: cuidado con los límites
Es habitual querer verificar la experiencia o trayectoria profesional, pero existen restricciones claras.
- La empresa no puede obtener directamente el informe de vida laboral.
- El consentimiento de la persona candidata no es válido en este contexto.
- Puede existir un interés legítimo en verificar información, pero siempre respetando el principio de minimización.
Esto implica que no deben solicitarse datos excesivos o no necesarios para el puesto.
Redes sociales: acceso limitado
El uso de redes sociales en selección es un terreno delicado.
El acceso a perfiles solo puede justificarse si existe una base jurídica y si la información está vinculada a fines profesionales.
Además, es relativamente frecuente que las empresas detecten perfiles en LinkedIn u otras redes sociales donde una persona sigue indicando que trabaja en la empresa cuando realmente ya no forma parte de ella. En estos casos, la empresa podría contactar con la persona para solicitar la actualización o eliminación de esa información, especialmente si puede generar confusión frente a clientes o terceros.
No obstante, esto no legitima un seguimiento generalizado de perfiles personales ni permite acceder a información privada. La revisión debe limitarse, en todo caso, a información pública y relacionada con el ámbito profesional.
En cualquier caso:
- No se puede solicitar acceso a perfiles privados.
- No se pueden usar medios indirectos para obtener información restringida.
- No se puede pedir a la persona candidata información sobre terceros.
Entrevistas: no todo se puede preguntar
Durante las entrevistas, el hecho de que una persona responda no implica que esté consintiendo el tratamiento de sus datos.
No deben tratarse datos especialmente sensibles (como ideología, religión o afiliación sindical) si no existe una base jurídica adecuada. Además, formular preguntas ajenas al puesto puede considerarse discriminatorio.
- Grabación de entrevistas online
Cada vez es más habitual realizar entrevistas por videollamada y que las empresas quieran grabarlas, por ejemplo, para revisar posteriormente candidaturas o compartir valoraciones dentro del equipo de selección.
En estos casos, la grabación no debe realizarse de forma oculta. La persona candidata debe ser informada previamente de que la entrevista va a grabarse, así como de la finalidad de esa grabación y del tiempo de conservación previsto.
Además, debe tenerse en cuenta que este tipo de grabaciones implican el tratamiento de datos personales como la voz y la imagen. Por ello, conviene analizar si la grabación es realmente necesaria o si el proceso puede realizarse simplemente mediante anotaciones internas o evaluaciones del personal entrevistador.
En la práctica, si una persona candidata manifiesta que no desea ser grabada, lo recomendable es valorar alternativas, especialmente cuando la grabación no resulte imprescindible para el proceso de selección. También es importante evitar reutilizar estas grabaciones para finalidades distintas a la propia selección de personal. Por ello, en muchos casos, lo más recomendable es informar previamente a la persona candidata y contar con su conformidad antes de realizar la grabación.
Solicitud de vida laboral: una práctica especialmente sensible
La solicitud de la vida laboral es una práctica que genera muchas dudas desde el punto de vista de protección de datos. Aunque no existe una prohibición absoluta, tampoco puede pedirse de forma indiscriminada o automática en cualquier proceso de selección.
El principal problema es que la vida laboral contiene más información de la necesaria para valorar una candidatura, ya que permite conocer datos laborales completos de la persona, incluyendo empresas anteriores, periodos de inactividad o información no relacionada con el puesto ofertado.
Por ello, debe aplicarse el principio de minimización de datos del RGPD. Esto implica que la empresa debe preguntarse si realmente necesita acceder a toda esa información o si puede verificar la experiencia profesional mediante otros medios menos invasivos.
Además, no es lo mismo solicitar la vida laboral en una fase inicial del proceso que hacerlo cuando la persona candidata ya ha sido seleccionada y está en fase de incorporación. Cuanto más avanzada esté la contratación y más justificada esté la comprobación de determinados datos, mayor podría ser la legitimación de la empresa.
En cualquier caso, lo recomendable es:
- Limitar la solicitud únicamente a supuestos justificados.
- Informar previamente a la persona candidata.
- Evitar solicitar más información de la necesaria.
- Valorar alternativas menos intrusivas para acreditar experiencia o trayectoria profesional.
En resumen
Los procesos de selección requieren tratar datos personales desde el primer momento, pero siempre respetando los principios del RGPD. Redes sociales, entrevistas, grabaciones o solicitudes de información laboral son prácticas habituales, aunque no ilimitadas.
La clave está en solicitar únicamente los datos necesarios, actuar con transparencia y garantizar los derechos de las personas candidatas.
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