Las Cuentas Anuales son consideradas en muchos casos como una obligación más, algo que hay que hacer, y finalmente se realizan con único objetivo de ‘cubrir el expediente’ sin tener en cuenta su trascendencia. Sin embargo, es una herramienta extremadamente útil que muestra la situación financiera de la empresa y la imagen fiel de su patrimonio

Se trata de un conjunto de documentos:

• Balance de Situación
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• Memoria

Estos documentos recogen una síntesis informativa de los registros contables practicados por la empresa durante el ejercicio económico, normalmente el año natural. ¿Sabes cuál la hoja de ruta a seguir?

¿Esto qué supone?

La información incorporada, gran parte de carácter obligatorio, será tomada muy en consideración para múltiples trámites, como la concesión de préstamos o cualquier otro producto financiero en caso de un banco, la concesión de un mayor o menor plazo de pago en caso de un proveedor, la toma de decisión de un cliente a la hora de trabajar con la sociedad dependiendo de su solvencia económico-financiera, verificar la situación económica en el caso de despido a un trabajador por causas económicas, etc.

Por tanto, la presentación de las cuentas y libros van más allá de lo legal. Son un escaparate al mundo, una oportunidad de mostrarse al mercado, (competidores, clientes, proveedores, grupos de interés…) y, por tanto, una carta de presentación a la que prestar atención

¿Y si nos las presento?

Entre las consecuencias se encuentran, por ejemplo, el impedimento de inscribir nuevos actos en el registro (ya que se cierra provisionalmente la hoja registral). Por supuesto, también conlleva una responsabilidad del administrador de la sociedad que puede derivar en multas y sanciones muy elevadas.

Novedades para este año

1. Revocación del NIF.  En el caso incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Solo se podría rehabilitar si se constata su subsanación.
2. Declaración de Titularidad Real. Todas las sociedades que depositen sus cuentas anuales en el Registro Mercantil están obligadas a incluir la identificación del titular real en la documentación que presenten independientemente del formato bajo el que se formulen; esto es, “normales”, “abreviadas” y “de pymes”.

No hay que olvidar que se considera titular real a toda persona física que posea o controle directa o indirectamente más del 25% del capital o de los derechos de voto de una persona jurídica, o que por otros medios ejerza el control de una persona jurídica. A raíz de la OM 616/2022, es preciso declarar el titular real incluso en el caso de que no haya variado su identidad (ni sus datos) desde el anterior ejercicio.

De ahí, la importancia del registro actualizado de los Libros de Socios en el Registro Mercantil.

Es el libro que recoge todas las altas y bajas de socios, y sus aportaciones al patrimonio empresarial.  Todos los cambios se deben reflejar en los mismos.

En concreto, detalla:

• Los datos de los socios fundadores.
• Las transmisiones de participaciones y acciones que se produzcan.
• Quiénes son los titulares de cada acción/participación y su domicilio.

Asegurarte de que el libro de registro de socios está debidamente cumplimentado y actualizado en el Registro Mercantil es esencial para que todos los participantes de la sociedad estén debidamente legitimados para cualquier acción empresarial.

Desde Grupo Vadillo asesoramos y confeccionamos las cuentas anuales y los libros de nuestros clientes, y queremos que los Administradores estén concienciados de la responsabilidad que este trámite de obligado cumplimiento requiere, y así evitar cualquier posible sanción.

Si te interesa conocer más sobre este trámite o te surge cualquier cuestión al respecto, no dudes en contactarnos a través del email consultoria@grupovadillo.com, o en nuestro teléfono 945 222 762.

¡Estaremos encantados de ayudarte!