En el mundo de la empresa es frecuente que se afronten determinados proyectos “en compañía”. Por ejemplo, se puede constituir una UTE para conseguir un contrato o adjudicación. O algo también muy habitual hoy en día: constituir una joint-venture con terceros para desarrollar algún proyecto concreto.
Los beneficios de asociarse o colaborar con tercero pueden ser grandes, pero ¿y los riesgos? A fin de cuentas, se trata de terceros y eso suele significar que no podemos controlar desde nuestra empresa u organización todas las actividades de nuestros socios de negocio.
Sin embargo, no es en absoluto tema baladí. Es responsabilidad de la empresa, a través de sus administradores, prever o establecer una serie de controles preventivos que orquesten esa relación con socios o colaboradores.
¿Y por qué es tan importante? En los tiempos que corren, es muy necesario establecer estas medidas preventivas para evitar en lo posible o disminuir los riesgos para nuestra empresa que puedan ser consecuencia de actos ilícitos por parte de socios o terceros. ¿Qué pasa si nuestro socio se ve implicado en algún tema fraudulento o ílicito? ¿Cómo afectaría eso a nuestra empresa?
Y es, si no tomamos medidas para prevenir esos riesgos, son la reputación de la empresa, e incluso el patrimonio societario, los que entran en juego.
Ya lo resume el dicho popular: más vale prevenir que curar. Y en el caso de las colaboraciones y asociaciones entre empresas es muy importante prevenir riesgos con socios y colaboradores.
Lo cierto es, en la práctica, esto no es nada sencillo.

Elige bien los compañeros de viaje de tu empresa

Una vez la empresa se asocia, está ligada en cierta forma al socio o colaborador, quien se convierte, a su vez, en un compañero de viaje.
El problema es que, en general, no podremos imponer nuestro modo de actuar sobre nuestros socios.
Al fin y al cabo, nuestros socios y colaboradores desarrollan de forma autónoma su actividad y nuestra influencia será más bien limitada.
Y ahí está la primera clave: siendo conscientes de esta limitación, es necesario que la empresa reflexione fríamente sobre el alcance, la evaluación y la viabilidad de la relación que vayamos a establecer con los posibles socios de negocios.

Examina de manera pormenorizada los riesgos con socios o colaboradores de la empresa mediante un cuestionario

Volvemos al ‘más vale prevenir que curar’. Y no hay mejor prevención que un examen profundo de ese posible socio o colaborador.

Para ello nos podemos guiar por la norma UNE-ISO 37001.

La nueva Norma UNE-ISO 37001, aunque está más bien orientada a los “Sistemas de Gestión Antisoborno”, ofrece a las empresas algunos consejos muy interesantes respecto a este tema.
De hecho, esta norma UNE-ISO 37001 nos da puntos de vista que nos ayudan a mirar a nuestros socios con otros ojos. Dicho de otro modo, nos ayudan a evaluar el riesgo potencial de asociarnos con tal o cual socio.
La UNE-ISO 37001 nos indica que se pueden establecer diferentes niveles de debida diligencia:

• en función del nivel del riesgo evaluado,
• en función de los lugares o mercados en que se actúe,
• en función del tamaño y estructura del socio de negocios,
• teniendo en cuenta la naturaleza del proyecto o negocio en colaboración,
• etc.

7 ejemplos de factores en los que fijarse para prevenir riesgos con socios o colaboradores de la empresa

• Que el socio de negocios sea una entidad legítima, con base en indicadores tales como documentos de registro de la empresa, cuentas anuales presentadas, número de identificación fiscal, cotización en la bolsa de valores…
• Que el socio de negocios disponga de calificaciones, experiencia y los recursos necesarios para llevar a cabo el negocio en cuestión.
• Que el socio de negocios tenga implementado en su organización un Sistema de Compliance penal, así como el alcance del mismo.
• Que el socio de negocios no tenga una reputación negativa en materia de fraude, deshonestidad o faltas graves de conducta similares, o que no haya sido investigado, declarado culpable, sancionado o inhabilitado por conducta criminal
• La estructura de los acuerdos de transacciones y pagos
• Que los accionistas (incluyendo los propietarios beneficiarios finales) y de la alta dirección del socio de negocios no dispongan de una reputación de fraude, de deshonestidad o de faltas de conducta similares
• Que los accionistas (incluyendo los propietarios beneficiarios finales) y de la alta dirección del socio de negocios no hayan sido investigados, condenados, sancionados o inhabilitados por conducta criminal
• Que los accionistas (incluyendo los propietarios beneficiarios finales) y de la alta dirección del socio de negocios no tengan algún vínculo directo o indirecto con clientes o clientes de la organización o con algún funcionario público pertinente que pudieran dar lugar a un actuar ilícito (esto incluiría también a personas que, aún no siendo los propios funcionarios públicos, puedan estar directa o indirectamente relacionados con los funcionarios públicos, los candidatos a funcionarios públicos, etc…).

En la práctica una forma de enfocar todo esto es tener preparado un cuestionario que podamos facilitar al posible socio de negocios.

Gracias a este cuestionario, la empresa podrá obtener respuesta a determinadas cuestiones. Además, también podremos tener conocimiento sobre los controles internos que se encuentren implementados en la organización con la que pensamos asociarnos (y constatar así si resultan idóneos y apropiados).
En el caso de que descubramos que nuestro posible socio de negocios no disponga de controles internos en su organización, deberíamos valorar incluso requerirle que proceda a su implementación y en relación con la transacción, proyecto o actividad.
Desde Vadillo Asesores aconsejamos dejar todo esto debidamente documentado, a modo de evidencias.

Por otro lado, también aconsejamos analizar y comparar los valores organizacionales respectivos (es decir, tanto los de nuestra empresa como los del socio de negocios) para valorar su compatibilidad.

De esta forma, podemos evaluar los posibles riesgos con socios o colaboradores de la empresa. En función del nivel de riesgo detectado en la organización del socio de negocios la empresa puede decidir si finalmente trabaja con esa otra empresa o colaborador.
Aunque lo cierto es que esta pequeña ‘investigación’ previa no es perfecta, sí es muy aconsejable.
De igual modo, que no localicemos información negativa de nuestro socio en el cuestionario no significa que haya garantías plenas de que no represente algún riesgo.

Desde Vadillo Asesores, para prevenir riesgos con socios o colaboradores de la empresa, entre otras cosas, aconsejamos la implantación en la empresa de un programa interno de prevención de delitos.

Si tu empresa aún no está preparada para los últimos cambios legislativos, en los que se ha introducido la responsabilidad penal de las personas jurídicas, es hora de que tomes cartas en el asunto.
Grupo Vadillo Asesores es especialista en la implantación de Sistemas de Compliance Penal en empresas en el ámbito de Álava y Bizkaia: hemos gestionado ya diversas herramientas y medidas preventivas que están ayudando actualmente a empresas de Vitoria y Bilbao a prevenir infracciones penales y evitar así posibles sanciones en la empresa.
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