Las últimas modificaciones del Código Penal han incorporado nuevos conceptos que afectan a empresas y organizaciones en general. Ahora, las personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones etc.) deben funcionar en base a un modelo de gestión de riesgos legales, tratando de evitar activamente que se comentan delitos en el seno de la empresa u organización. La proactividad es requerida y la empresa u organización tiene que poder demostrar que ha puesto los medios necesarios para controlar a sus directivos, empleados, proveedores etc.

El canal de denuncias es una de las herramientas que ayudan a hacer esto.

Canal de denuncias corporativo: qué es y para qué sirve

El canal de denuncias es un canal de comunicación que pretende facilitar la comunicación entre la dirección de la empresa y personas vinculadas a ella que, por una causa u otra, sienten inquietud o dudas sobre alguna actuación en el seno de la empresa que pueda ser susceptible de implicar un delito. O de conductas que simplemente incumplen los principios de la compañía o alguna normativa interna (como el código ético).

Por supuesto, implantar correctamente el canal de denuncias requiere tener en cuenta varios aspectos:

• El canal de denuncias debe garantizar la confidencialidad en el tratamiento de cualquier comunicación.
• Por supuesto, siempre se partirá de la presunción de inocencia y se respetarán los derechos de todas aquellas personas que parezcan involucradas de un modo u otro.
• No obstante, cualquier conducta o acción denunciada a través del canal de denuncias se deberá investigar de forma exhaustiva para verificar si la conducta denunciada realmente incumple algún código de la organización.
• Por último, cualquier actuación que se derive de una comunicación al canal de denuncias deberá ser rigurosa, estando bien fundamentada y justificada.

Además de lo anterior, es muy importante que la empresa u organización comunique a las personas adecuada estos principios básicos del funcionamiento del canal de denuncias.

Al implantar un canal de denuncias en la organización lo que estamos haciendo es configurar dos puntos clave en la prevención de delitos en la compañía:

• El canal de denuncias es una medida de control, eficaz y útil en la prevención de delitos y en la detección de actuaciones irregulares, sospechosas o ilícitas.
• El canal de denuncias contribuye a mejorar la transparencia y a mejorar de forma continuada los procesos de control y gestión de conductas irregulares.

Pero, sobre todo, no olvidemos que al implantar un canal de denuncias estamos cumpliendo con lo exigido en el Código Penal en cuanto a la prevención de delitos en la empresa u organización.

Como herramienta, el canal de denuncias es una ayuda fundamental para ayudarnos a prevenir y detectar conductas ilícitas o irregulares en el seno de la empresa. Y esto, a su vez, contribuye a evitar la responsabilidad penal de la empresa en caso de llegar al “banquillo de los acusados” y a proteger la reputación de la organización y el daño a ésta.

¿Cómo es un canal de denuncias? ¿Quieres ver un ejemplo de canal de denuncias corporativo? Te invitamos a ver el nuestro, nuestro propio canal de denuncias para que te hagas una idea.

Canal de denuncias corporativo: cómo funciona

Para el buen funcionamiento del canal de denuncias, es requerido que la empresa u organización designe a un órgano interno de control. Este órgano de control supervisará el cumplimiento normativo, tanto externo (la legislación que afecte a la empresa) como interno (su propio código de conducta o código ético). Pero no sólo eso, el órgano de control también participará activamente en la difusión del código ético de la compañía, en la resolución de denuncias y atenderá consultas al respecto.

El órgano interno de control reportará periódicamente al Órgano de Administración, informándole sobre las consultas y denuncias recibidas, las actuaciones puestas en marcha, propuestas de mejora etc. Es decir, este órgano contribuye a mantener vivo y actualizado el sistema de prevención de delitos.

De ahí que las personas que constituyen el órgano interno de control suelen ser responsables de áreas significativas, como el Departamento Jurídico, el de Recursos Humanos, el Departamento de Auditoría Interna o el de Calidad, por ejemplo.

El canal de denuncias externo: por qué externalizar este servicio

Obviamente, el canal de denuncias realiza aportaciones muy importantes a la empresa en términos de prevención de delitos y buen gobierno corporativo.

Pero esto no significa que su gestión tenga que ser interna necesariamente.

Es más, existen varias razones para apostar por externalizar el canal de denuncias.

Como decíamos antes, es imprescindible que el canal de denuncias garantice la confidencialidad e independencia. Cuando tenemos un canal de denuncias externo esto queda 100% garantizado.

La persona que haga una denuncia o consulta mediante el canal de denuncias podrá estar segura de la confidencialidad. Y aún más… Se evitan situaciones peligrosas. Por ejemplo, ¿y si es la propia persona denunciada la que recibe la denuncia? No es una idea descabellada ya que serán habitualmente responsable y directivos quienes formen parte del órgano interno de control…

Por otro lado, cuando externalizamos el canal de denuncias nos estamos apoyando en personas expertas en la materia, con alta especialización y experiencia.

¿Preparados para dar un paso más hacia el buen gobierno corporativo, la transparencia y el cumplimiento normativo? En Vadillo Asesores podemos ayudarte. Hemos gestionado con éxito la implantación de sistemas de prevención de delitos en multitud de empresas, así como numerosos canales de denuncia.