¿Evitar que se produzcan delitos dentro de la Organización? ¿O ir más allá? La sociedad pide más. La legislación pide más. El mercado pide más. Se quieren empresas y organizaciones proactivas. Organizaciones que se basen en principios de buen gobierno y que pongan en marcha los mecanismos necesarios para detectar irregularidades y delitos.

No se trata sólo de evitar un delito, o una sanción en último término.

Los Planes de Prevención de Delitos, los Planes de Prevención del Blanqueo de Capitales, o los Planes de Prevención de Infracciones en el ámbito de la Protección de Datos, deben tener como misión deben de permitir la detección de los delitos o de las irregularidades que se puedan llevar a cabo por directivos, trabajadores o contratados de la empresa.

La supervisión de cualesquiera de esos Planes de Prevención de delitos, en cualquier de sus formas, debe permitir, detectar los delitos o las irregularidades… también cuando alguna de las personas que gestionan los procedimientos o que forman parte en ellos se apartan del camino marcado mismos.

De hecho, el Código Penal establece que la empresa u organización debe de imponer la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.

En otras palabras: la empresa u organización debe de facilitar que esa obligación de comunicación o de denuncia se canalice adecuadamente.

Speak up policy o protocolo de comunicación o denuncia de irregularidades

En general, una forma muy sencilla de orquestar y facilitar este tipo de obligaciones es diseñar un protocolo de comunicación o denuncia de irregularidades (speak up policiy).

Establecer un canal de denuncias es, hasta la fecha, el modo más sencillo y efectivo de hacerlo en las organizaciones y empresas.

Un sistema que nos indique el modo de actuar: cómo se obtiene la información, cómo se trata, cómo se comunica.

Cualquier speak up policy debe proporcionar a directivos, trabajadores y contratados la posibilidad de poner de manifiesto o expresar sus preocupaciones, sospechas o la información relevante que posean y definir la forma de gestionar esa comunicación para el caso de que no sea posible resolverlas de otra forma más directa, inmediata y personal.

Además, debe de posibilitar que la gerencia o la dirección de la organización sea informada, lo antes posible, sobre cualquier irregularidad o posible delito que se vaya a cometer, se esté cometiendo o se haya cometido.

También debe de asegurar a los empleados que se les protegerá de cualquier castigo, reacción en su contra o trato inadecuado o discriminatorio por haber denunciado o comunicado la información de la que tengan conocimiento.

Es importante resaltar que las comunicaciones o denuncias deben de ser estrictamente confidenciales.

Siempre que sea posible, la comunicación o denuncia al superior inmediato o, en su caso, al responsable de Recursos Humanos, es lo aconsejado.

Pero, sea cual sea la vía para la comunicación, la información debe de terminar por ser del conocimiento del órgano de cumplimiento normativo.

A su vez, el órgano responsable de cumplimiento normativo, allí donde proceda, deberá trasladar la información al órgano de administración de la empresa, o al órgano delegado del consejo de administración a quien correspondan esas competencias, al margen de tomar, de forma inmediata, las previsiones que sean adecuadas, dentro de sus competencias en el plan de prevención, para que tales hechos cesen o no se vuelvan a producir.

La política de denuncia de irregularidades que se elabore deberá explicar que no se espera que el comunicante o denunciante tenga que probar fehacientemente la verdad de los hechos que comunica o denuncia, pero sí debe de dar el máximo de detalles posibles (nombres, fechas, lugares, documentos de soporte de la comunicación o la denuncia, etc.) acerca de los hechos que comunica o denuncia para, en su caso, permitir su investigación ulterior.

Se pueden, incluso, facilitar formularios de comunicación o denuncia para facilitar el trámite.

En definitiva, la política de speak up así como la existencia de un canal de denuncias, serán elementos que reforzarán la cultura de transparencia, honestidad e integridad de la empresa u organización.

En Vadillo Asesores tenemos amplia experiencia en asesoramiento sobre planes de delitos así como en su implantación y gestión de canales de denuncias. Consulta con nuestro equipo de abogados expertos en compliance para que podamos aconsejarte en tu caso concreto.