Los constantes avances tecnológicos, así como la trasformación digital que está experimentando el mundo empresarial, da pie a la creación de nuevas herramientas destinadas al incremento del rendimiento y la productividad laboral. Entre esas herramientas, nos encontramos con la firma electrónica.

Lo cierto es que todo proyecto, documento o contrato necesita de un documento escrito firmado por las partes involucradas y responsables. Y es ahí donde juega un papel esencial la firma electrónica, cuya implantación en el entorno empresarial permite agilizar y facilitar cualquier trámite que requiera una firma, evitando desplazamientos innecesarios y disponiendo de la misma validez y eficacia que la firma manuscrita.

⇢ Tipos de firmas electrónicas

El Reglamento de la Unión Europea de firma electrónica (nº 910/2014) establece estos tres tipos de firmas electrónicas en función del nivel de seguridad que ofrecen y la identificación que permiten del firmante:

• Firma electrónica simple: es el tipo de firma electrónica más rápida y sencilla. Con ella, la persona firmante muestra que está de acuerdo con los datos contenidos en el documento firmado, pero no permite identificar al usuario firmante.

• Firma electrónica avanzada: este tipo de firma se encuentra vinculada al firmante de manera única, permitiendo así su identificación. Es una firma fácil de aplicar y muy segura, mediante la cual se garantiza la integridad de los documentos electrónicamente firmados.

• Firma electrónica cualificada: para expedir esta firma, el usuario ha de disponer previamente de un certificado digital. Este tipo de firma puede ser utilizada incluso como prueba fiable en un proceso judicial.

⇢ Ventajas de la firma electrónica

Éstas son las ventajas que aporta la implementación de la firma electrónica en el ámbito empresarial:

• Seguridad e integridad: el contenido de los documentos firmados electrónicamente NO puede ser alterado, lo que garantiza la veracidad de lo que ha sido firmado.

• Autenticidad y validez: la firma electrónica tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita.

• Ahorro de tiempo: permite reducir el tiempo de envío y recepción de documentación, lo que se traduce en un aumento de la productividad al poder destinar tiempo útil a otras actividades profesionales de mayor relevancia.

• Almacenamiento: la posibilidad de guardar los documentos en un sistema digital facilita la protección de los documentos y de los datos que estos contengan, así como la confidencialidad de los mismos.

• Responsabilidad medioambiental: fomenta la responsabilidad medioambiental por parte de la empresa al reducir o eliminar por completo el consumo de papel.

⇢ Riesgos de la firma electrónica

En realidad el único riesgo que entraña el uso de la firma electrónica reside en una mala implementación de la misma, lo que puede afectar a la privacidad de los datos del firmante y su empresa.

Por tanto, apostar por la implantación de la firma electrónica conllevará grandes ventajas y facilidades para la compañía, pero se debe apostar por un tipo de firma digital que brinde la mayor seguridad y confianza (firma electrónica cualificada).

⇢ Cómo solicitar el certificado digital para la firma electrónica

La firma electrónica cualificada es la que ofrece un mayor nivel de seguridad pero, como hemos indiciado al principio de este artículo, para disponer de ella, necesitamos un certificado digital. Pero, ¿cómo obtenemos este certificado?

Para solicitar y conseguir este certificado electrónico, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Solicitar el certificado digital: dicha solicitud ha de realizarse a través del servicio de certificación de firma electrónica establecido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM). Para ello, accederemos al apartado de Persona física>Obtener certificado software>Solicitar certificado.
2. Validar el certificado digital. Asimismo, el certificado debe ser validado ante una entidad autorizada, bien la Hacienda Estatal o la Seguridad Social. Para ello será necesario pedir cita previa.
3. Descargar el certificado digital. El certificado deberá descargarse en el mismo ordenador y navegador desde el que se realizó la solicitud.
4. Sacar una copia del certificado digital. Una vez instalado el certificado en el navegador, hay que descargarse una copia con una clave del certificado.

Si necesitas más información al respecto, puedes acceder a esta guía del proceso realizada por la FNMT-RCM. Y ya sabes que los profesionales de Grupo Vadillo estamos a tu disposición para cualquier pregunta o consulta sobre este tema u otros relativos a la gestión de tu organización.