Cuestiones generales

26-1-2015: ¿Los datos empresariales quedan protegidos por la LOPD?

El art. 2.2. del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de la LOPD recoge qué datos NO quedan protegidos por la LOPD, que son los siguientes:

  • datos de personas jurídicas;
  • determinados datos de contacto de personas físicas que presten sus servicios en aquéllas, concretamente: nombre y apellidos, dirección postal y electrónica corporativas, teléfono y fax corporativos y cargo o puesto en la empresa;
  • datos de empresarios personas físicas referidos exclusivamente a su calidad de comerciantes) todos ellos excluidos de la protección de la LOPD y su normativa de desarrollo.

Por lo tanto, no quedan protegidos por la LOPD los datos de una empresa o persona jurídica o autónomo o a personal de contacto de la misma, siempre que sean los indicados más arriba.

Cuestiones comerciales

05-02-2015: Envío un e-mail con un boletín de mi empresa a mis clientes y dos me han contestado diciendo que les de de baja, ¿Debo cancelar todos los datos de ese cliente?

La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (LSSI) establece en su artículo 21 que 1. Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas. 2.   Lo dispuesto en el apartado anterior no será de aplicación cuando exista una relación contractual previa, siempre que el prestador hubiera obtenido de forma lícita los datos de contacto del destinatario y los empleara para el envío de comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de su propia empresa que sean similares a los que inicialmente fueron objeto de contratación con el cliente.

En todo caso, el prestador deberá ofrecer al destinatario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con fines promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de recogida de los datos como en cada una de las comunicaciones comerciales que le dirija.

Cuando las comunicaciones hubieran sido remitidas por correo electrónico, dicho medio deberá consistir necesariamente en la inclusión de una dirección de correo electrónico u otra dirección electrónica válida donde pueda ejercitarse este derecho, quedando prohibido el envío de comunicaciones que no incluyan dicha dirección.

A su vez, el apartado f) del Anexo de la Ley dispone que es comunicación comercial “toda forma de comunicación dirigida a la promoción, directa o indirecta, de la imagen o de los bienes o servicios de una empresa, organización o persona que realice una actividad comercial, industrial, artesanal o profesional”.

Por tanto si se envía una comunicación comercial no solicitada por e-mail, en todo caso, se deberá ofrecer al destinatario la posibilidad de oponerse a que se le manden ese tipo de comunicaciones, incluyendo en cada e-mail que se mande una dirección de correo electrónico donde pueda ejercitarse este derecho a no recibir ese tipo de comunicaciones. Pero, si solicita que le demos de baja, lo que hay que hacer es dar de baja la dirección de correo de esa persona para no enviarle más comunicaciones de ese tipo, no cancelar sus datos como cliente, en caso de que lo sea.

Cuestiones laborales

06-02-2015: En el plan de emergencia de mi empresa (que se publica en diferentes tablones de anuncios de empresa e incluso se da traslado a la empresa contratada para seguridad privada), se incluye un listado de ciertas personas de la empresa con sus respectivos números de teléfono privado (fijos o móviles). ¿Vulnera dicha publicación la LOPD? ¿Hace falta autorización expresa de los trabajadores para la cesión y publicación de los mismos?

El Artículo 6.2 LOPD establece que “No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal … se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento”

Por tanto, al estar dentro del ámbito de una relación laboral, el empresario NO necesita el consentimiento del trabajador para tratar sus datos personales, siempre que dicho tratamiento sea necesario para el correcto desarrollo de la relación laboral, en este caso para la ejecución en su caso del plan de emergencia y seguridad de la empresa.

Ahora bien, a pesar de que no se necesita el consentimiento, sí es necesario informar al trabajador que se dispone de esos datos privados así como el motivo (localizarle en caso emergencia del proceso productivo o de la seguridad de la empresa). También es conveniente informar de ello a la representación sindical, caso de que exista.

26-02-2015: La contratista principal en una obra de la que mi empresa es subcontratista me pide que le facilite las nóminas de mis trabajadores para verificar que las he abonado, ¿Se las tengo que facilitar o puedo negarme al amparo de la Ley de Protección de Datos?

En materia de subcontratas el Estatuto de los Trabajadores establece obligaciones para la empresa principal que pueden legitimar cesiones de datos personales.

Hay que distinguir dos momentos:

  • Antes de la contratación o subcontratación: para comprobar que la subcontrata está al corriente pago de las cuotas SS, la contratista le puede pedir a la subcontrata que le aporte un certificado de la TGSS de estar al corriente del cumplimiento de sus obligaciones (aunque ahí no hay dato personal alguno).
  • Después de la contratación o subcontratación: la contratista principal tiene un interés legítimo (art. 10 RDLOPD) en comprobar que los trabajadores de la subcontrata han recibido el pago de su salarios y se ha cotizado debidamente por ellos a la SS, ya que el art. 42 ET establece responsabilidad solidaria entre la contratista y la subcontrata por salarios y deudas de Seguridad Social durante vigencia de contrata.
  • En consecuencia, la cesión del TC2 de la subcontrata a la contratista principal está amparada en el artículo 7.2 y 7.3 LOPD (al poder haber datos especialmente protegidos), recordamos que para ello se debe contar con el consentimiento expreso y por escrito del trabajador que normalmente se obtiene en la correspondiente cláusula informativa, en relación con el artículo 42.2 ET.

Las Nóminas plantean un problema mayor, pues pueden aparecen datos de afiliación sindical, para que de la nómina se detraiga la cuota sindical correspondiente.

Como la finalidad del tratamiento es el pago de la nómina y el artículo 42.2 ET impone la responsabilidad solidaria al contratista principal por pago deudas salariales el tratamiento de dicha información por la contratista es para un fin idéntico del que justifica el tratamiento de la subcontratista. En consecuencia, la cesión nóminas de la subcontrata a la contratista también está amparada en el artículo 7.2 y 7.3 LOPD

En todo caso, cesión debe limitarse a los datos de trabajadores subcontratados no a cualesquiera trabajadores de la empresa subcontratada.

26-04-2015: ante la próxima celebración de elecciones sindicales en nuestra empresa, un sindicato nos ha solicitado que les facilitemos determinados datos de nuestros trabajadores. ¿Se los debo facilitar?

Conforme tiene declarado la Agencia de Protección de Datos, en el supuesto de elecciones sindicales, prevalece la libertad sindical respecto del derecho a la protección de datos. Es decir, en general un trabajador puede oponerse a que determinados dato se faciliten a un sindicato o, por ejemplo, oponerse a la recepción de mensajes con contenido sindical. No obstante, en periodo electoral debe prevaler el derecho a la actividad sindical recogido en el artículo 2.1 de la Ley Orgánica de Libertad Sindical sobre el derecho fundamental a la protección de datos. Así durante el proceso electoral sindical, los trabajadores no pueden oponerse al tratamiento de sus datos personales, siempre que el uso que realice el Sindicato sea adecuado para los fines del propio proceso electoral ya que la celebración de elecciones sindicales legitima las cesiones de los datos censales necesarios para permitir al sindicato remitir información electoral y participar en el proceso electoral.

El Real Decreto 1844/1994, de 9 de septiembre, por el que se aprueba el Reglamento de Elecciones a órganos de representación de los trabajadores en la empresa, regula en su artículo 6 el censo laboral, disponiendo en su apartado 1 que “se ajustará al modelo núm. 2 del anexo a este reglamento”. Modelo en el que se recogen los siguientes datos: nombre y apellidos; documento nacional de identidad; sexo; fecha de nacimiento; categoría profesional y antigüedad en la empresa. También se deberá hacer constar en el listado del censo laboral, según el apartado 4 del citado artículo 6, la relación de aquellos trabajadores contratados por término de hasta un año, haciendo constar la duración del contrato pactado y el número de días trabajados hasta la fecha de la convocatoria de la elección.

Por tanto, si son esos los datos que solicita el sindicato, son adecuados a lo que permite la ley y es lícito comunicárselos por parte de la empresa, otra cosa sería que pidieran, por ejemplo, el domicilio particular, ese dato no sería procedente.

8-05-2015: La dirección de la empresa quieren grabar en un video a ciertas personas de las diferentes empresas del grupo, con el objetivo de que sea un documento formativo para cuando entren nuevas personas a trabajar. La duda que tenemos es si tendrían que firmar algún documento de autorización, permiso o similar...

Sí que habría que obtener su autorización específica previa tanto para la utilización de su imagen como para su publicación en la página web y/o intranet corporativa así como en cualquier otro tipo de soporte que utilice o pueda utilizar en el futuro el grupo empresarial. Así lo establece la normativa de protección de datos y, en este caso, entraría también en juego la ley 1/1982, de 5 de mayo, sobre el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen por lo que se debería obtener la autorización específica mediante una cláusula informativa firmada por cada trabajador, que recoja también la posibilidad de éste de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a la utilización de sus datos.